До 50 раз быстрее обработка документов (Коэффициент НЭПа – 5000%). Раньше первичное заполнение одного документа занимало минуты. Теперь алгоритм выполняет эту работу примерно за 10-20 секунд в зависимости от очереди и типа пакета.
9 000 документов в день в едином контуре. Входящие, учётные и исходящие документы связаны между собой, а их состояние доступно в одном окне.
Меньше человеческих ошибок. По обратной связи клиента, автоматическое распознавание и заполнение реквизитов на порядок снизило число ошибок, возникавших при ручном переносе данных, сведя их к статистической погрешности.
Сбои видны сразу. Если пакет завис, шлюз недоступен или одна из систем не подтвердила обработку, сотрудники получают сигнал и могут быстро определить проблемный участок.
Единые справочники. Более 40 наборов данных синхронизируются между системами. Изменения вносятся централизованно, с разграничением прав и журналом действий.
Управляемый внутренний документооборот. Приказы, служебные записки и локальные акты согласуются, подписываются и хранятся в электронном виде. Можно проверить актуальную версию и факт ознакомления её тем или иным сотрудником.
Основа для масштабирования. Параллельная обработка позволяет наращивать поток документов без пропорционального роста времени ожидания и ручной нагрузки.
Проект продлился 1,5 года, включая внедрение, сопровождение и все доработки по ТЗ клиента. Общая стоимость за весь период – 60 млн рублей. Если взять в расчёт среднюю стоимость работы сотрудника, занимающегося обработкой документов, за час, то клиент сэкономил на оплате переработок персонала от 7 до 10 млн рублей в год (данные на основе подсчёта выписанных премий за переработки).
Но, скажем прямо и честно, есть эффекты, которые невозможно никак посчитать, потому как ценность автоматизации не сводится только к сокращению трудозатрат. Любая информационная система становится для бизнеса своеобразной линейкой: делает процессы прозрачными, помогает находить узкие места и даёт данные для оценки результатов. Сама по себе система ничего не исправляет — эффект появляется, когда руководители начинают принимать решения на основе фактов, а не интуитивных ощущений. Наш клиент как раз и получил такой инструмент по итогам автоматизации. В контексте сложной и крайне зарегулированной отрасли, где ошибка грозит обернуться закрытием бизнеса, такой инструмент практически бесценен. Как оценить ошибку, если она не совершена, потому что мы улучшили систему?
Другой вопрос, будет ли компания пользоваться этими возможностями. Это зависит от зрелости собственников и топ-менеджеров. Однако практика показывает, что компании, которые системно измеряют свою работу и регулярно пересматривают процессы, управленческие модели и принципы принятия решений, чаще сохраняют лидерство на длинной дистанции. Поэтому уже сам переход от интуитивного управления к измеримым и прозрачным процессам можно считать одним из главных результатов проекта.
Этот кейс демонстрирует, что при большом потоке документов главной проблемой становятся не отдельные операции, а «разрывы» во время перехода с одного этапа обработки документа на другой. Поэтому настоящая автоматизация начинается не с ускорения каких-то отдельных участков, а с выстраивания цельного процесса, в котором ничего не теряется и не остаётся
без контроля.
Коэффициент НЭПа – это ключевой показатель, введённый нами для самоконтроля и замера эффективности нашей работы. Он показывает в реальных цифрах, насколько улучшились
те или иные процессы. Причём мы считаем исключительно значимые для бизнеса показатели: сэкономленные деньги, сэкономленное время, увеличение оборота и т.п. Это самый честный
по отношению к клиентам и самый осязаемый показатель. Ведь нам платят за результат, а не за старания, упорство и трудо-часы.
Коэффициент НЭПа считается просто: мы берём один показатель (например, время, потраченное на обработку одного документа), замеряем его ДО нашего вмешательства и ПОСЛЕ. Полученное число умножаем на 100%.
- НРД отправляет защищённый пакет через шлюз.
- «1С:Шина» принимает пакет, фиксирует получение и отправляет шлюзу электронную квитанцию.
- В «1С:Документооборот» создаётся входящий документ, и система по определённым параметрам подбирает подходящий алгоритм, по которому выясняется вид документа и автоматически заполняются реквизиты данными из наименования файла или из текста файла.
- После установки определенного статуса входящего документа (вручную или автоматически по алгоритму) в профильной учётной системе создаётся отражение входящего документа. На основании которого формируется связанный с ним учётный документ.
- Сотрудник проверяет данные и создает исходящий учётный документ, который направляется через «1С:Документооборот» и далее «1С:Шину» обратно в НРД
При этом статусы, квитанции и ошибки сохраняются в журналах. По любой операции можно мгновенно восстановить полную цепочку событий..
Результат. Коэффициент НЭПа – 5 000%.
Как происходит работа с документами теперь
Типовые продукты 1С стали основой, базой, но не готовым решением. Наша команда описала правила обмена, доработала интерфейсы под многочисленные виды документов, связала новый контур со старой системой и шлюзом НРД, настроила многопоточную обработку и уведомления о сбоях. За время проекта было реализовано около 100 технических заданий разного масштаба.
Отдельный пласт работы — алгоритмы разбора входящих пакетов. Система по различным параметрам входящего файла (имя файла, расширение и т.д.) определяет тип документа, при необходимости читает структурированный XML-файл или Excel и автоматически заполняет реквизиты документа. После чего происходит автоматическая смена статуса и передача обработанного входящего документа в учетную систему.
Полностью человека из процесса обработки входящих документов мы исключать не стали, так как в рамках специфики деятельности в особо критических ситуациях требуется и ручное управление. Перед отправкой обратно в шлюз специалист проверяет результат: ответственность за операцию остаётся у организации и конкретных сотрудников. Автоматизация забрала механический ввод, но сохранила человеческий контроль там, где он действительно нужен и критичен.
Что пришлось разработать специально для клиента
Когда понятно, что и как нужно делать, выбор правильных инструментов становится вопросом техническим. В данном случае мы задействовали сразу 3 сервиса от 1С.
«1С:Документооборот 8 КОРП» — единое окно для документов
Теперь каждый входящий пакет сначала регистрируется в системе электронного документооборота. В ней создаётся карточка документа, фиксируются дата и время поступления, регистрационный номер, состав вложений, электронные подписи, статус обработки и ответственные сотрудники. Всё это делается автоматически.
Главное изменение — сквозная связь. Теперь входящий документ поступает в «1С:ДО» (единое окно для документов), далее его «отражение» автоматически после определенных действий (ручных или системных) создается в учётной системе. Там можно перейти к созданному на его основании учётному документу, а затем к исходящему ответу. Менеджер в связанных системах («1С:ДО» и учетной) видит весь путь от получения до отправки.
Также мы перевели в управляемый электронный процесс все внутренние приказы, служебные записки и локальные акты. Согласования, версии, визы, ознакомление и архив теперь находятся в одной системе.
«1С:MDM Управление НСИ» —единый источник справочной информации
Для корректной обработки документов системам нужны одинаковые справочники. НЭП перенёс в «1С:MDM» 42 набора данных: контрагентов, договоров, лицензий, пользователей, банковские счета, категории инвестиционных фондов и т.д.
Теперь не нужно вносить одно изменение отдельно в каждый справочник. Оно вносится один раз уполномоченным сотрудником в мастер-систему (основная система для ведения справочника), фиксируется в журнале и автоматически передаётся во все остальные информационные базы. Это исключает ситуацию, когда, например, в разных приложениях один контрагент имеет разные реквизиты.
«1С:Шина» — продвинутый сортировщик и управляющий
Защищённый шлюз и интеграционная шина решают разные задачи. Шлюз отвечает за безопасный обмен между организациями. Шина принимает пакет от шлюза уже внутри контура, распаковывает его, определяет содержимое, направляет данные в нужную систему и получает от неё подтверждение о выполнении.
Шина фиксирует получение пакета, создание входящего документа, передачу данных в учётную систему и подготовку ответа. Если сообщение не обработано или одна из систем недоступна, формируется ошибка и мгновенно уходит уведомление ответственным сотрудникам.
При большом потоке документы не выстраиваются в одну длинную очередь. НЭП реализовал параллельную обработку: поток делится на несколько независимых каналов, число которых можно увеличивать вместе с нагрузкой. Это создаёт запас для роста без линейного расширения штата.
Решение: три системы и единая логика