Это кейс о проблеме, которая выглядит банальной пока не умножишь её на тысячу. Заявления, приказы и дополнительные соглашения печатались, переходили из кабинета в кабинет, ждали подписей и оседали в папках. При штате примерно в тысячу человек даже привычные документы превращаются в отдельное производство — только здесь результатом становятся очереди, ручная работа и риски.
Чтобы объяснить проект простыми словами, сначала расскажем, как устроено АО «Медицина», чем кадровый электронный документооборот отличается от папки со сканами и почему для его запуска недостаточно установить ещё одну программу.
Чтобы объяснить проект простыми словами, сначала расскажем, как устроено АО «Медицина», чем кадровый электронный документооборот отличается от папки со сканами и почему для его запуска недостаточно установить ещё одну программу.
Для медицинской организации такая зависимость от аналогового документооборота особенно неуместна. Врач, медсестра или руководитель подразделения должен заниматься пациентами и своей основной работой, а не ходить по корпусам с бумагой и ждать, ждать, ждать своей очереди у кабинета кадровика. Однако до НЭП-интеграции именно так и происходило. Все документы, все архивы существовали только в бумажном виде.
Чтобы электронный документ имел юридическую силу, используются электронные подписи. Сотрудник подписывает документы усиленной неквалифицированной электронной подписью — УНЭП, которую получает в личном кабинете. Работодатель подписывает документы усиленной квалифицированной электронной подписью — УКЭП. Она приравнивается к собственноручной подписи и выдаётся аккредитованным удостоверяющим центром или ФНС.
Но подписи — лишь часть юридического фундамента. До технического запуска организация должна утвердить приказ о внедрении КЭДО, положение с правилами создания, подписания и хранения документов и получить согласия сотрудников на переход. НЭП помогает клиентам с подготовкой этих базовых документов, если возникает такая необходимость.
Но подписи — лишь часть юридического фундамента. До технического запуска организация должна утвердить приказ о внедрении КЭДО, положение с правилами создания, подписания и хранения документов и получить согласия сотрудников на переход. НЭП помогает клиентам с подготовкой этих базовых документов, если возникает такая необходимость.
Для проекта выбрали локальный контур. Он позволял глубоко адаптировать решение, работать с нестандартными печатными формами и маршрутами и хранить чувствительные кадровые данные в инфраструктуре заказчика.
При этом обычному сотруднику была не нужна сложная учётная система. Его часть процесса требовалось сделать максимально простой: открыть форму, заполнить несколько полей, подписать и отправить. Кадровики и руководители, напротив, должны были получить инструменты для массовой работы с сотнями документов.
При этом обычному сотруднику была не нужна сложная учётная система. Его часть процесса требовалось сделать максимально простой: открыть форму, заполнить несколько полей, подписать и отправить. Кадровики и руководители, напротив, должны были получить инструменты для массовой работы с сотнями документов.
Доработки продуктов 1С от НЭПа, которые позднее стали типовой функцией
В стандартном «1С:Кабинете сотрудника» есть разделы «Зарплата», «Документы», «Отпуск», «Справки» и другие. Заказчику не всегда нужно запускать их все одновременно. На одном из этапов АО «Медицина» потребовалось скрыть раздел «Справки» и увеличить минимальный срок, за который сотрудник может подать заявление на отпуск.
Раньше администратор не мог изменить эти параметры обычными настройками. НЭП реализовал их доработкой кода. В более поздних версиях «1С:Кабинета сотрудника» такая возможность появилась в типовом продукте: администратор может отключать разделы галочками и самостоятельно задавать срок подачи заявления. Иными словами, потребность, которую команда НЭП обнаружила и закрыла на конкретном проекте, позднее стала стандартом системы.
В стандартном «1С:Кабинете сотрудника» есть разделы «Зарплата», «Документы», «Отпуск», «Справки» и другие. Заказчику не всегда нужно запускать их все одновременно. На одном из этапов АО «Медицина» потребовалось скрыть раздел «Справки» и увеличить минимальный срок, за который сотрудник может подать заявление на отпуск.
Раньше администратор не мог изменить эти параметры обычными настройками. НЭП реализовал их доработкой кода. В более поздних версиях «1С:Кабинета сотрудника» такая возможность появилась в типовом продукте: администратор может отключать разделы галочками и самостоятельно задавать срок подачи заявления. Иными словами, потребность, которую команда НЭП обнаружила и закрыла на конкретном проекте, позднее стала стандартом системы.
Рабочее место руководителя: документы не теряются среди бумаг
Для руководителей создали собственное окно в «1С:ЗУП». В нём отображаются документы, ожидающие подписи УКЭП. Их теперь можно подписывать или отклонять по одному либо сразу группой, а также фильтровать по виду печатной формы.
Если основной подписант отсутствует, документ автоматически направляется исполняющему обязанности. Это особенно важно для отпусков и других процессов со сроками: маршрут
не должен останавливаться только потому, что нужного руководителя нет на месте.
Автоматическое формирование индивидуальных документов
В электронный контур включили трудовые договоры, договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, дополнительные соглашения об изменении оклада, ставки, условий труда, плановых начислений и кадровом перемещении, а также приказы о приёме, переводе, отпуске и другие документы.
Отдельно доработали групповые печатные формы. Раньше при формировании дополнительных соглашений сразу для нескольких сотрудников система могла создать один общий файл.
Для КЭДО это не подходит: каждый человек должен получить и подписать собственный документ. НЭП настроил автоматическое разделение общей формы на индивидуальные файлы и отправку каждого файла в нужный кабинет.
Отпуска по правилам компании
В личном кабинете настроили несколько сценариев: ежегодный отпуск, отпуск за свой счёт и перенос отпуска по утверждённому графику. Заявление на ежегодный отпуск используют руководители, а рядовые сотрудники работают по утверждённому графику и при необходимости подают заявление на перенос. Маршрут зависит от роли сотрудника и причины обращения. Например, для отдельных случаев требуются дополнительные согласования, а при переносе система проверяет исходные даты по графику.
После завершения согласования данные автоматически попадают в «1С:ЗУП», где формируется документ «Отпуск сотрудников» или «Перенос отпуска». Кадровику больше не требуется заново перепечатывать сведения из заявления.
Для руководителей создали собственное окно в «1С:ЗУП». В нём отображаются документы, ожидающие подписи УКЭП. Их теперь можно подписывать или отклонять по одному либо сразу группой, а также фильтровать по виду печатной формы.
Если основной подписант отсутствует, документ автоматически направляется исполняющему обязанности. Это особенно важно для отпусков и других процессов со сроками: маршрут
не должен останавливаться только потому, что нужного руководителя нет на месте.
Автоматическое формирование индивидуальных документов
В электронный контур включили трудовые договоры, договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, дополнительные соглашения об изменении оклада, ставки, условий труда, плановых начислений и кадровом перемещении, а также приказы о приёме, переводе, отпуске и другие документы.
Отдельно доработали групповые печатные формы. Раньше при формировании дополнительных соглашений сразу для нескольких сотрудников система могла создать один общий файл.
Для КЭДО это не подходит: каждый человек должен получить и подписать собственный документ. НЭП настроил автоматическое разделение общей формы на индивидуальные файлы и отправку каждого файла в нужный кабинет.
Отпуска по правилам компании
В личном кабинете настроили несколько сценариев: ежегодный отпуск, отпуск за свой счёт и перенос отпуска по утверждённому графику. Заявление на ежегодный отпуск используют руководители, а рядовые сотрудники работают по утверждённому графику и при необходимости подают заявление на перенос. Маршрут зависит от роли сотрудника и причины обращения. Например, для отдельных случаев требуются дополнительные согласования, а при переносе система проверяет исходные даты по графику.
После завершения согласования данные автоматически попадают в «1С:ЗУП», где формируется документ «Отпуск сотрудников» или «Перенос отпуска». Кадровику больше не требуется заново перепечатывать сведения из заявления.
КЭДО масштабирован примерно на 1 000 сотрудников. После обкатки на пилотной группе из 150 человек систему распространили на основную часть компании. Сотрудники получили единый цифровой канал связи с кадровой службой, доступный с телефона и через браузер — в том числе с другой площадки или вне офиса.
Бумажная доставка исключена из целевых процессов. Составление заявления, согласование, формирование кадрового документа и ознакомление проходят в электронном виде. Сотрудникам больше не нужно стоять в очереди только для того, чтобы передать документ или узнать его статус.
Шесть кадровиков получили инструменты массовой работы. Фильтры, статусы, детализация, массовая отправка и автоматические напоминания позволили управлять потоком
в одном окне. Механические операции перестали съедать время, необходимое для содержательной кадровой работы.
Руководители видят всё, что ждёт их решения. Документы собраны в специальном разделе личного кабинета, поддерживают массовую подпись и автоматически уходят заместителю
при отсутствии основного подписанта. При этом каждый этап остаётся видимым сотруднику и кадровой службе.
Сформирован электронный архив новых документов. По любому кадровому документу виден маршрут согласования, даты отправки, факт подписания и т.д. При проверке кадровику
не нужно начинать поиск со стеллажа и папки на нужную букву.
Снизились риски, связанные с персональными данными и сроками. Документы, включённые в электронный контур, больше не лежат без контроля на столах и не перемещаются по офису
в открытом виде. Права доступа, электронные подписи, статусы и уведомления делают процесс безопаснее и прозрачнее.
Сделанная НЭПом кастомизация опередила развитие типового продукта. Возможность скрывать ненужные разделы кабинета и менять срок подачи заявления на отпуск позднее появилась в стандартных настройках «1С:Кабинета сотрудника». На проекте АО «Медицина» эту задачу пришлось решить раньше — собственными силами.
Бюджет 5,3 млн руб., срок 5 месяцев.
Между тысячей сотрудников и шестью кадровиками появился управляемый цифровой маршрут, в котором видно каждый документ, подпись и задержку. Врачи должны лечить, руководители — управлять, а кадровики — работать с людьми и процессами, а не носить папки из кабинета в кабинет.
Бумажная доставка исключена из целевых процессов. Составление заявления, согласование, формирование кадрового документа и ознакомление проходят в электронном виде. Сотрудникам больше не нужно стоять в очереди только для того, чтобы передать документ или узнать его статус.
Шесть кадровиков получили инструменты массовой работы. Фильтры, статусы, детализация, массовая отправка и автоматические напоминания позволили управлять потоком
в одном окне. Механические операции перестали съедать время, необходимое для содержательной кадровой работы.
Руководители видят всё, что ждёт их решения. Документы собраны в специальном разделе личного кабинета, поддерживают массовую подпись и автоматически уходят заместителю
при отсутствии основного подписанта. При этом каждый этап остаётся видимым сотруднику и кадровой службе.
Сформирован электронный архив новых документов. По любому кадровому документу виден маршрут согласования, даты отправки, факт подписания и т.д. При проверке кадровику
не нужно начинать поиск со стеллажа и папки на нужную букву.
Снизились риски, связанные с персональными данными и сроками. Документы, включённые в электронный контур, больше не лежат без контроля на столах и не перемещаются по офису
в открытом виде. Права доступа, электронные подписи, статусы и уведомления делают процесс безопаснее и прозрачнее.
Сделанная НЭПом кастомизация опередила развитие типового продукта. Возможность скрывать ненужные разделы кабинета и менять срок подачи заявления на отпуск позднее появилась в стандартных настройках «1С:Кабинета сотрудника». На проекте АО «Медицина» эту задачу пришлось решить раньше — собственными силами.
Бюджет 5,3 млн руб., срок 5 месяцев.
Между тысячей сотрудников и шестью кадровиками появился управляемый цифровой маршрут, в котором видно каждый документ, подпись и задержку. Врачи должны лечить, руководители — управлять, а кадровики — работать с людьми и процессами, а не носить папки из кабинета в кабинет.
Коэффициент НЭПа (показатель, через который мы рассчитываем собственную эффективность) – прямая экономия около 2,4 млн рублей в год.
Согласно расчётам компании 1С, бумажный кадровый документооборот для 100 сотрудников обходится примерно в 237 тысяч рублей в год: сюда входят бумага, логистика, хранение, трудозатраты кадровика и риски ошибок. При масштабировании на 1 000 сотрудников эта сумма составляет примерно 2,4 млн рублей в год. Но в эту сумму не включено рабочее время сотрудников, которые раньше ходили с документами и ждали в очередях.
Согласно расчётам компании 1С, бумажный кадровый документооборот для 100 сотрудников обходится примерно в 237 тысяч рублей в год: сюда входят бумага, логистика, хранение, трудозатраты кадровика и риски ошибок. При масштабировании на 1 000 сотрудников эта сумма составляет примерно 2,4 млн рублей в год. Но в эту сумму не включено рабочее время сотрудников, которые раньше ходили с документами и ждали в очередях.
Как мы перевели кадровые процессы для 1 000 сотрудников в электронный формат и разгрузили отдел из шести кадровиков
Результат
Проект разделили на два этапа. Сначала запустили тестирование на пилотной группе из 150 сотрудников. Команда провела интервью, описала требования, подготовила инструкции, установила и настроила сервис и обучила участников. Пилот позволил проверить маршруты на реальных документах, выявить неудобства и скорректировать систему до массового подключения.
После этого КЭДО тиражировали примерно на 1 000 сотрудников. Обучение строилось по ролям. IT-специалистам, кадровикам, руководителям и обычным сотрудникам не показывали одну
и ту же длинную презентацию: для каждой группы проводили отдельный вебинар примерно на полтора часа только о её действиях в процессе.
Для рядового пользователя обучение было коротким ещё и потому, что сам кабинет устроен просто: выбрать форму, заполнить три-четыре поля и подписать. У кадровиков и руководителей функций больше, но они уже работали в «1С:ЗУП», поэтому им требовалось освоить новые рабочие места, а не учётную систему с нуля.
Без сопротивления не обошлось. Часть сотрудников воспринимала бумагу как более привычный и надёжный формат. Помогли пилот, разъяснения и активная позиция руководства:
там увидели не абстрактную «цифровизацию», а оптимизацию работы и возможность сократить потери времени — не нужно ходить в отдел кадров ради каждого заявления.
Со стороны НЭПа над проектом работала компактная команда из четырёх человек: руководитель проекта, два аналитика-консультанта и технический архитектор-разработчик.
Такое распределение позволяло одним и тем же специалистам собирать требования, моделировать процессы, проверять результат и сразу обсуждать его с заказчиком без длинной цепочки внутренних согласований.
После этого КЭДО тиражировали примерно на 1 000 сотрудников. Обучение строилось по ролям. IT-специалистам, кадровикам, руководителям и обычным сотрудникам не показывали одну
и ту же длинную презентацию: для каждой группы проводили отдельный вебинар примерно на полтора часа только о её действиях в процессе.
Для рядового пользователя обучение было коротким ещё и потому, что сам кабинет устроен просто: выбрать форму, заполнить три-четыре поля и подписать. У кадровиков и руководителей функций больше, но они уже работали в «1С:ЗУП», поэтому им требовалось освоить новые рабочие места, а не учётную систему с нуля.
Без сопротивления не обошлось. Часть сотрудников воспринимала бумагу как более привычный и надёжный формат. Помогли пилот, разъяснения и активная позиция руководства:
там увидели не абстрактную «цифровизацию», а оптимизацию работы и возможность сократить потери времени — не нужно ходить в отдел кадров ради каждого заявления.
Со стороны НЭПа над проектом работала компактная команда из четырёх человек: руководитель проекта, два аналитика-консультанта и технический архитектор-разработчик.
Такое распределение позволяло одним и тем же специалистам собирать требования, моделировать процессы, проверять результат и сразу обсуждать его с заказчиком без длинной цепочки внутренних согласований.
Пилот, тиражирование и обучение
Рассмотрим электронный маршрут на примере отпуска.
КЭДО не принимает решение за руководителя. Он по-прежнему может рассматривать заявление час или день. Но система убирает время на доставку, сразу показывает задержку
и не позволяет документу бесследно исчезнуть между кабинетами.
- Сотрудник открывает личный кабинет с телефона или в браузере, выбирает вид заявления и заполняет несколько полей. ФИО и другие известные системе данные подставляются автоматически.
- Сотрудник подписывает заявление УНЭП и отправляет его. В кабинете сразу появляется история и текущий статус.
- Руководитель получает уведомление и видит документ в своём личном кабинете. Он согласовывает или отклоняет заявление.
- После согласования информация поступает кадровику в «1С:ЗУП». Система создаёт нужный учётный документ, а кадровик проверяет его и выполняет предусмотренные законом действия.
- Приказ или другой результат возвращается в кабинет сотрудника для ознакомления и подписи. В системе сохраняются даты, статусы и участники каждого этапа.
КЭДО не принимает решение за руководителя. Он по-прежнему может рассматривать заявление час или день. Но система убирает время на доставку, сразу показывает задержку
и не позволяет документу бесследно исчезнуть между кабинетами.
Как заявление проходит по системе теперь
Автоматическое подключение сотрудников
Первым шагом сотрудник подписывал бумажное согласие на присоединение к КЭДО. Кадровик отмечал этот факт в карточке физического лица в «1С:ЗУП». После сохранения система автоматически создавала личный кабинет, отправляла приглашение на телефон и электронную почту и направляла дальнейшие документы уже по электронному каналу. Если публикация кабинета не удавалась, кадровая служба получала уведомление и могла сразу вмешаться.
Для тысячи сотрудников даже такая стартовая операция имеет значение. Без автоматизации кадровику пришлось бы по одному создавать кабинеты, переносить контакты и отслеживать отправку приглашений.
Автоматизированное рабочее место кадровика: весь поток в одном окне
Типового интерфейса на тот момент было недостаточно для масштаба и процессов АО «Медицина», поэтому НЭП разработал автоматизированное рабочее место, или АРМ, для кадровой службы. Если объяснять без технических терминов, это отдельный экран в «1С:ЗУП», на котором собраны именно те действия и данные, которые нужны кадровику.
Документы теперь можно фильтровать по периоду, категории, печатной форме, статусу подписи сотрудника и руководителя и факту отправки в личный кабинет. Для массового приказа система показывает детализацию по людям: кто уже подписал документ, а кто ещё нет. Кадровик получил возможность отправлять документы в кабинеты одной кнопкой, а не открывать каждую карточку отдельно.
Система автоматически напоминает участникам о незавершённых действиях. Сотрудник получает список документов, которые ждут ознакомления, руководитель — документы, ожидающие подписи, а кадровая служба — перечень подготовленных, но ещё не отправленных материалов. Контроль перестал зависеть от памяти конкретного человека и стопки бумаг на его столе.
Первым шагом сотрудник подписывал бумажное согласие на присоединение к КЭДО. Кадровик отмечал этот факт в карточке физического лица в «1С:ЗУП». После сохранения система автоматически создавала личный кабинет, отправляла приглашение на телефон и электронную почту и направляла дальнейшие документы уже по электронному каналу. Если публикация кабинета не удавалась, кадровая служба получала уведомление и могла сразу вмешаться.
Для тысячи сотрудников даже такая стартовая операция имеет значение. Без автоматизации кадровику пришлось бы по одному создавать кабинеты, переносить контакты и отслеживать отправку приглашений.
Автоматизированное рабочее место кадровика: весь поток в одном окне
Типового интерфейса на тот момент было недостаточно для масштаба и процессов АО «Медицина», поэтому НЭП разработал автоматизированное рабочее место, или АРМ, для кадровой службы. Если объяснять без технических терминов, это отдельный экран в «1С:ЗУП», на котором собраны именно те действия и данные, которые нужны кадровику.
Документы теперь можно фильтровать по периоду, категории, печатной форме, статусу подписи сотрудника и руководителя и факту отправки в личный кабинет. Для массового приказа система показывает детализацию по людям: кто уже подписал документ, а кто ещё нет. Кадровик получил возможность отправлять документы в кабинеты одной кнопкой, а не открывать каждую карточку отдельно.
Система автоматически напоминает участникам о незавершённых действиях. Сотрудник получает список документов, которые ждут ознакомления, руководитель — документы, ожидающие подписи, а кадровая служба — перечень подготовленных, но ещё не отправленных материалов. Контроль перестал зависеть от памяти конкретного человека и стопки бумаг на его столе.
Решение: знакомая «1С» для специалистов и простой кабинет для сотрудников
Нам требовалось внедрить кадровый электронный документооборот на базе уже используемой «1С:ЗУП КОРП» и сервиса «1С:Кабинет сотрудника», сначала проверить решение на пилотной группе из 150 человек, а затем распространить его примерно на 1 000 сотрудников.
Нужно было не просто открыть всем личные кабинеты, а связать их с реальными правилами компании: настроить маршруты согласования, виды документов и подписей, автоматическое формирование кадровых документов, контроль статусов, напоминания и отдельные рабочие места для кадровиков и руководителей.
Нужно было не просто открыть всем личные кабинеты, а связать их с реальными правилами компании: настроить маршруты согласования, виды документов и подписей, автоматическое формирование кадровых документов, контроль статусов, напоминания и отдельные рабочие места для кадровиков и руководителей.
Задача НЭП
- Сотрудник заполнял заявление на бумаге или получал распечатанный документ на ознакомление.
- Документ нужно было лично отнести руководителю или в кадровую службу. Если сотрудник находился на другой площадке или работал дистанционно, путь становился ещё длиннее.
- Руководитель рассматривал бумагу и передавал её дальше. Сотрудник при этом не видел маршрут и мог только уточнять статус по телефону или лично.
- Кадровик вручную контролировал комплектность и подписи, а затем выполнял необходимые действия в «1С:ЗУП».
- Готовый приказ или другой ответ снова нужно было передать сотруднику и получить подтверждение ознакомления.
- Бумага отправлялась в архив. Чтобы позднее восстановить историю, кадровик искал документ в папке и отдельно проверял связанные с ним записи.
В такой схеме само по себе решение могло занимать несколько минут, а доставка документа между участниками — дни. Именно этот разрыв и предстояло убрать.
Как выглядел путь документа до участия НЭПа
До НЭП-интеграции целевые кадровые процессы строились вокруг бумаги. Руководитель кадровой службы описывал одну из главных проблем предельно наглядно: перед кабинетом регулярно собиралась очередь. Один сотрудник приносил заявление на отпуск, другой возвращал подписанный приказ, третьему требовалась справка или копия документа. Иногда очередь перемещалась внутрь кабинета, и кадровики одновременно принимали людей, отвечали на вопросы, искали бумаги и продолжали текущую работу.
Документы лежали на столах, переходили между кабинетами и ждали подписи руководителей. Это создавало сразу несколько проблем:
Документы лежали на столах, переходили между кабинетами и ждали подписи руководителей. Это создавало сразу несколько проблем:
- Кадровики тратили время не только на содержание документа, но и на его физический приём, передачу, поиск и подшивку.
- Сотрудники отрывались от основной работы, шли в отдел кадров и ждали своей очереди.
- Руководители получали бумаги на подпись вперемешку с другими задачами и не видели единого списка того, что требует решения.
- Нельзя было мгновенно понять, где находится конкретный документ и кто задерживает согласование.
- Кадровые документы содержат персональные данные, поэтому бумага на столе или в открытом лотке создаёт риск «нежелательного ознакомления».
- При проверке нужный приказ приходилось искать в папке и вручную восстанавливать связанную с ним цепочку событий.
Исходная ситуация: очередь у отдела кадров и документы на столах
Кадровый электронный документооборот, или КЭДО, — это создание, подписание, передача и хранение кадровых документов в электронном виде. Ключевое слово здесь не «электронный», а «документооборот». Недостаточно отсканировать бумагу и положить файл в общую папку. Нужно выстроить маршрут: кто создаёт документ, кто его согласовывает, какой подписью подписывает, куда он передаётся, где хранится и как впоследствии доказать, что сотрудник действительно с ним ознакомился.
В проекте использовались две связанные части. Кадровики продолжали работать в знакомой системе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» — далее для краткости будем называть её «1С:ЗУП». Сотрудники получили «1С:Кабинет сотрудника» — понятный интерфейс, доступный через браузер или мобильное устройство. Проще говоря, кабинет стал цифровым окошком отдела кадров: сотрудник отправляет через него заявление или подписывает документ, а кадровик получает информацию прямо в своей учётной системе.
В проекте использовались две связанные части. Кадровики продолжали работать в знакомой системе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» — далее для краткости будем называть её «1С:ЗУП». Сотрудники получили «1С:Кабинет сотрудника» — понятный интерфейс, доступный через браузер или мобильное устройство. Проще говоря, кабинет стал цифровым окошком отдела кадров: сотрудник отправляет через него заявление или подписывает документ, а кадровик получает информацию прямо в своей учётной системе.
Что такое КЭДО и почему это не просто сканы вместо бумаги
АО «Медицина» — один из старейших частных медицинских центров России, работающий с 1990 года. Это не один врачебный кабинет и даже не одна клиника: в структуру входят два лечебных корпуса в центре Москвы с поликлиникой, круглосуточным стационаром, скорой помощью и онкологическим центром Sofia, а также Институт ядерной медицины в подмосковных Химках.
На момент проекта в компании работало около 1 000 человек: врачи, медицинские сёстры, административный, технический и вспомогательный персонал. Люди находились на разных площадках, но всем им требовались кадровые документы. Сотрудники устраивались на работу, переводились между подразделениями, уходили в отпуск, получали приказы и дополнительные соглашения, запрашивали документы у кадровой службы и знакомились с локальными нормативными актами.
Обрабатывали этот поток всего шесть кадровиков. Получалось почти по 170 сотрудников на одного специалиста — и это без учёта того, что каждый человек в течение года становится участником сразу нескольких кадровых процессов. У каждого отпуска, перевода или изменения условий труда есть собственная цепочка: заявление, согласование, приказ, ознакомление сотрудника, а иногда и передача данных в бухгалтерию. Поэтому полторы тысячи сотрудников — это уже десятки тысяч операций, которые нужно не только выполнить, но и подтвердить документами.
На момент проекта в компании работало около 1 000 человек: врачи, медицинские сёстры, административный, технический и вспомогательный персонал. Люди находились на разных площадках, но всем им требовались кадровые документы. Сотрудники устраивались на работу, переводились между подразделениями, уходили в отпуск, получали приказы и дополнительные соглашения, запрашивали документы у кадровой службы и знакомились с локальными нормативными актами.
Обрабатывали этот поток всего шесть кадровиков. Получалось почти по 170 сотрудников на одного специалиста — и это без учёта того, что каждый человек в течение года становится участником сразу нескольких кадровых процессов. У каждого отпуска, перевода или изменения условий труда есть собственная цепочка: заявление, согласование, приказ, ознакомление сотрудника, а иногда и передача данных в бухгалтерию. Поэтому полторы тысячи сотрудников — это уже десятки тысяч операций, которые нужно не только выполнить, но и подтвердить документами.
Как устроено АО «Медицина» и откуда берётся такой поток кадровых документов
Кейс для АО «Медицина»
