Проблемы, описанные выше, касались только внешнего документооборота, а был ещё и внутренний, который обеспечивал жизнедеятельность компании. И он тоже требовал наведения порядка. Приказы, служебные записки и локальные нормативные акты жили в электронной почте и общих папках. Было трудно определить актуальную версию документа, проверить,
кто с ним ознакомился, и быстро найти его спустя несколько месяцев.
Всю информацию выше мы получили после глубокого погружения в задачу. Мы уделяем огромное значение правильному и всестороннему сбору данных и их дальнейшему анализу, потому как именно на этом этапе закладывается фундамент под правильную постановку задачи. И вот как мы сформулировали её для себя на этом проекте.
кто с ним ознакомился, и быстро найти его спустя несколько месяцев.
Всю информацию выше мы получили после глубокого погружения в задачу. Мы уделяем огромное значение правильному и всестороннему сбору данных и их дальнейшему анализу, потому как именно на этом этапе закладывается фундамент под правильную постановку задачи. И вот как мы сформулировали её для себя на этом проекте.
До 50 раз быстрее обработка документов (Коэффициент НЭПа – 5000%). Раньше первичное заполнение одного документа занимало минуты. Теперь алгоритм выполняет эту работу примерно за 10-20 секунд в зависимости от очереди и типа пакета.
9 000 документов в день в едином контуре. Входящие, учётные и исходящие документы связаны между собой, а их состояние доступно в одном окне.
Меньше человеческих ошибок. По обратной связи клиента, автоматическое распознавание и заполнение реквизитов на порядок снизило число ошибок, возникавших при ручном переносе данных, сведя их к статистической погрешности.
Сбои видны сразу. Если пакет завис, шлюз недоступен или одна из систем не подтвердила обработку, сотрудники получают сигнал и могут быстро определить проблемный участок.
Единые справочники. Более 40 наборов данных синхронизируются между системами. Изменения вносятся централизованно, с разграничением прав и журналом действий.
Управляемый внутренний документооборот. Приказы, служебные записки и локальные акты согласуются, подписываются и хранятся в электронном виде. Можно проверить актуальную версию и факт ознакомления её тем или иным сотрудником.
Основа для масштабирования. Параллельная обработка позволяет наращивать поток документов без пропорционального роста времени ожидания и ручной нагрузки.
Проект продлился 1,5 года, включая внедрение, сопровождение и все доработки по ТЗ клиента. Общая стоимость за весь период – 60 млн рублей. Если взять в расчёт среднюю стоимость работы сотрудника, занимающегося обработкой документов, за час, то клиент сэкономил на оплате переработок персонала от 7 до 10 млн рублей в год (данные на основе подсчёта выписанных премий за переработки).
Но, скажем прямо и честно, есть эффекты, которые невозможно никак посчитать, потому как ценность автоматизации не сводится только к сокращению трудозатрат. Любая информационная система становится для бизнеса своеобразной линейкой: делает процессы прозрачными, помогает находить узкие места и даёт данные для оценки результатов. Сама по себе система ничего не исправляет — эффект появляется, когда руководители начинают принимать решения на основе фактов, а не интуитивных ощущений. Наш клиент как раз и получил такой инструмент по итогам автоматизации. В контексте сложной и крайне зарегулированной отрасли, где ошибка грозит обернуться закрытием бизнеса, такой инструмент практически бесценен. Как оценить ошибку, если она не совершена, потому что мы улучшили систему?
Другой вопрос, будет ли компания пользоваться этими возможностями. Это зависит от зрелости собственников и топ-менеджеров. Однако практика показывает, что компании, которые системно измеряют свою работу и регулярно пересматривают процессы, управленческие модели и принципы принятия решений, чаще сохраняют лидерство на длинной дистанции. Поэтому уже сам переход от интуитивного управления к измеримым и прозрачным процессам можно считать одним из главных результатов проекта.
Этот кейс демонстрирует, что при большом потоке документов главной проблемой становятся не отдельные операции, а «разрывы» во время перехода с одного этапа обработки документа на другой. Поэтому настоящая автоматизация начинается не с ускорения каких-то отдельных участков, а с выстраивания цельного процесса, в котором ничего не теряется и не остаётся
без контроля.
9 000 документов в день в едином контуре. Входящие, учётные и исходящие документы связаны между собой, а их состояние доступно в одном окне.
Меньше человеческих ошибок. По обратной связи клиента, автоматическое распознавание и заполнение реквизитов на порядок снизило число ошибок, возникавших при ручном переносе данных, сведя их к статистической погрешности.
Сбои видны сразу. Если пакет завис, шлюз недоступен или одна из систем не подтвердила обработку, сотрудники получают сигнал и могут быстро определить проблемный участок.
Единые справочники. Более 40 наборов данных синхронизируются между системами. Изменения вносятся централизованно, с разграничением прав и журналом действий.
Управляемый внутренний документооборот. Приказы, служебные записки и локальные акты согласуются, подписываются и хранятся в электронном виде. Можно проверить актуальную версию и факт ознакомления её тем или иным сотрудником.
Основа для масштабирования. Параллельная обработка позволяет наращивать поток документов без пропорционального роста времени ожидания и ручной нагрузки.
Проект продлился 1,5 года, включая внедрение, сопровождение и все доработки по ТЗ клиента. Общая стоимость за весь период – 60 млн рублей. Если взять в расчёт среднюю стоимость работы сотрудника, занимающегося обработкой документов, за час, то клиент сэкономил на оплате переработок персонала от 7 до 10 млн рублей в год (данные на основе подсчёта выписанных премий за переработки).
Но, скажем прямо и честно, есть эффекты, которые невозможно никак посчитать, потому как ценность автоматизации не сводится только к сокращению трудозатрат. Любая информационная система становится для бизнеса своеобразной линейкой: делает процессы прозрачными, помогает находить узкие места и даёт данные для оценки результатов. Сама по себе система ничего не исправляет — эффект появляется, когда руководители начинают принимать решения на основе фактов, а не интуитивных ощущений. Наш клиент как раз и получил такой инструмент по итогам автоматизации. В контексте сложной и крайне зарегулированной отрасли, где ошибка грозит обернуться закрытием бизнеса, такой инструмент практически бесценен. Как оценить ошибку, если она не совершена, потому что мы улучшили систему?
Другой вопрос, будет ли компания пользоваться этими возможностями. Это зависит от зрелости собственников и топ-менеджеров. Однако практика показывает, что компании, которые системно измеряют свою работу и регулярно пересматривают процессы, управленческие модели и принципы принятия решений, чаще сохраняют лидерство на длинной дистанции. Поэтому уже сам переход от интуитивного управления к измеримым и прозрачным процессам можно считать одним из главных результатов проекта.
Этот кейс демонстрирует, что при большом потоке документов главной проблемой становятся не отдельные операции, а «разрывы» во время перехода с одного этапа обработки документа на другой. Поэтому настоящая автоматизация начинается не с ускорения каких-то отдельных участков, а с выстраивания цельного процесса, в котором ничего не теряется и не остаётся
без контроля.
Коэффициент НЭПа – это ключевой показатель, введённый нами для самоконтроля и замера эффективности нашей работы. Он показывает в реальных цифрах, насколько улучшились
те или иные процессы. Причём мы считаем исключительно значимые для бизнеса показатели: сэкономленные деньги, сэкономленное время, увеличение оборота и т.п. Это самый честный
по отношению к клиентам и самый осязаемый показатель. Ведь нам платят за результат, а не за старания, упорство и трудо-часы.
Коэффициент НЭПа считается просто: мы берём один показатель (например, время, потраченное на обработку одного документа), замеряем его ДО нашего вмешательства и ПОСЛЕ. Полученное число умножаем на 100%.
те или иные процессы. Причём мы считаем исключительно значимые для бизнеса показатели: сэкономленные деньги, сэкономленное время, увеличение оборота и т.п. Это самый честный
по отношению к клиентам и самый осязаемый показатель. Ведь нам платят за результат, а не за старания, упорство и трудо-часы.
Коэффициент НЭПа считается просто: мы берём один показатель (например, время, потраченное на обработку одного документа), замеряем его ДО нашего вмешательства и ПОСЛЕ. Полученное число умножаем на 100%.
Это один из самых сложных и масштабных наших проектов, причём в крайне специфическом секторе бизнеса. Мы изложим его максимально простыми словами – так, чтобы было понятно человеку, который далёк от мира ценных бумаг и торговли на бирже. Для этого нам нужно сначала объяснить контекст: для чего нужны спецдепозитарии и какие сложности возникают
в их работе. Далее опишем наше участие в проекте.
в их работе. Далее опишем наше участие в проекте.
- НРД отправляет защищённый пакет через шлюз.
- «1С:Шина» принимает пакет, фиксирует получение и отправляет шлюзу электронную квитанцию.
- В «1С:Документооборот» создаётся входящий документ, и система по определённым параметрам подбирает подходящий алгоритм, по которому выясняется вид документа и автоматически заполняются реквизиты данными из наименования файла или из текста файла.
- После установки определенного статуса входящего документа (вручную или автоматически по алгоритму) в профильной учётной системе создаётся отражение входящего документа. На основании которого формируется связанный с ним учётный документ.
- Сотрудник проверяет данные и создает исходящий учётный документ, который направляется через «1С:Документооборот» и далее «1С:Шину» обратно в НРД
При этом статусы, квитанции и ошибки сохраняются в журналах. По любой операции можно мгновенно восстановить полную цепочку событий..
Результат. Коэффициент НЭПа – 5 000%.
Как происходит работа с документами теперь
Типовые продукты 1С стали основой, базой, но не готовым решением. Наша команда описала правила обмена, доработала интерфейсы под многочисленные виды документов, связала новый контур со старой системой и шлюзом НРД, настроила многопоточную обработку и уведомления о сбоях. За время проекта было реализовано около 100 технических заданий разного масштаба.
Отдельный пласт работы — алгоритмы разбора входящих пакетов. Система по различным параметрам входящего файла (имя файла, расширение и т.д.) определяет тип документа, при необходимости читает структурированный XML-файл или Excel и автоматически заполняет реквизиты документа. После чего происходит автоматическая смена статуса и передача обработанного входящего документа в учетную систему.
Полностью человека из процесса обработки входящих документов мы исключать не стали, так как в рамках специфики деятельности в особо критических ситуациях требуется и ручное управление. Перед отправкой обратно в шлюз специалист проверяет результат: ответственность за операцию остаётся у организации и конкретных сотрудников. Автоматизация забрала механический ввод, но сохранила человеческий контроль там, где он действительно нужен и критичен.
Отдельный пласт работы — алгоритмы разбора входящих пакетов. Система по различным параметрам входящего файла (имя файла, расширение и т.д.) определяет тип документа, при необходимости читает структурированный XML-файл или Excel и автоматически заполняет реквизиты документа. После чего происходит автоматическая смена статуса и передача обработанного входящего документа в учетную систему.
Полностью человека из процесса обработки входящих документов мы исключать не стали, так как в рамках специфики деятельности в особо критических ситуациях требуется и ручное управление. Перед отправкой обратно в шлюз специалист проверяет результат: ответственность за операцию остаётся у организации и конкретных сотрудников. Автоматизация забрала механический ввод, но сохранила человеческий контроль там, где он действительно нужен и критичен.
Что пришлось разработать специально для клиента
Когда понятно, что и как нужно делать, выбор правильных инструментов становится вопросом техническим. В данном случае мы задействовали сразу 3 сервиса от 1С.
«1С:Документооборот 8 КОРП» — единое окно для документов
Теперь каждый входящий пакет сначала регистрируется в системе электронного документооборота. В ней создаётся карточка документа, фиксируются дата и время поступления, регистрационный номер, состав вложений, электронные подписи, статус обработки и ответственные сотрудники. Всё это делается автоматически.
Главное изменение — сквозная связь. Теперь входящий документ поступает в «1С:ДО» (единое окно для документов), далее его «отражение» автоматически после определенных действий (ручных или системных) создается в учётной системе. Там можно перейти к созданному на его основании учётному документу, а затем к исходящему ответу. Менеджер в связанных системах («1С:ДО» и учетной) видит весь путь от получения до отправки.
Также мы перевели в управляемый электронный процесс все внутренние приказы, служебные записки и локальные акты. Согласования, версии, визы, ознакомление и архив теперь находятся в одной системе.
«1С:MDM Управление НСИ» —единый источник справочной информации
Для корректной обработки документов системам нужны одинаковые справочники. НЭП перенёс в «1С:MDM» 42 набора данных: контрагентов, договоров, лицензий, пользователей, банковские счета, категории инвестиционных фондов и т.д.
Теперь не нужно вносить одно изменение отдельно в каждый справочник. Оно вносится один раз уполномоченным сотрудником в мастер-систему (основная система для ведения справочника), фиксируется в журнале и автоматически передаётся во все остальные информационные базы. Это исключает ситуацию, когда, например, в разных приложениях один контрагент имеет разные реквизиты.
«1С:Шина» — продвинутый сортировщик и управляющий
Защищённый шлюз и интеграционная шина решают разные задачи. Шлюз отвечает за безопасный обмен между организациями. Шина принимает пакет от шлюза уже внутри контура, распаковывает его, определяет содержимое, направляет данные в нужную систему и получает от неё подтверждение о выполнении.
Шина фиксирует получение пакета, создание входящего документа, передачу данных в учётную систему и подготовку ответа. Если сообщение не обработано или одна из систем недоступна, формируется ошибка и мгновенно уходит уведомление ответственным сотрудникам.
При большом потоке документы не выстраиваются в одну длинную очередь. НЭП реализовал параллельную обработку: поток делится на несколько независимых каналов, число которых можно увеличивать вместе с нагрузкой. Это создаёт запас для роста без линейного расширения штата.
«1С:Документооборот 8 КОРП» — единое окно для документов
Теперь каждый входящий пакет сначала регистрируется в системе электронного документооборота. В ней создаётся карточка документа, фиксируются дата и время поступления, регистрационный номер, состав вложений, электронные подписи, статус обработки и ответственные сотрудники. Всё это делается автоматически.
Главное изменение — сквозная связь. Теперь входящий документ поступает в «1С:ДО» (единое окно для документов), далее его «отражение» автоматически после определенных действий (ручных или системных) создается в учётной системе. Там можно перейти к созданному на его основании учётному документу, а затем к исходящему ответу. Менеджер в связанных системах («1С:ДО» и учетной) видит весь путь от получения до отправки.
Также мы перевели в управляемый электронный процесс все внутренние приказы, служебные записки и локальные акты. Согласования, версии, визы, ознакомление и архив теперь находятся в одной системе.
«1С:MDM Управление НСИ» —единый источник справочной информации
Для корректной обработки документов системам нужны одинаковые справочники. НЭП перенёс в «1С:MDM» 42 набора данных: контрагентов, договоров, лицензий, пользователей, банковские счета, категории инвестиционных фондов и т.д.
Теперь не нужно вносить одно изменение отдельно в каждый справочник. Оно вносится один раз уполномоченным сотрудником в мастер-систему (основная система для ведения справочника), фиксируется в журнале и автоматически передаётся во все остальные информационные базы. Это исключает ситуацию, когда, например, в разных приложениях один контрагент имеет разные реквизиты.
«1С:Шина» — продвинутый сортировщик и управляющий
Защищённый шлюз и интеграционная шина решают разные задачи. Шлюз отвечает за безопасный обмен между организациями. Шина принимает пакет от шлюза уже внутри контура, распаковывает его, определяет содержимое, направляет данные в нужную систему и получает от неё подтверждение о выполнении.
Шина фиксирует получение пакета, создание входящего документа, передачу данных в учётную систему и подготовку ответа. Если сообщение не обработано или одна из систем недоступна, формируется ошибка и мгновенно уходит уведомление ответственным сотрудникам.
При большом потоке документы не выстраиваются в одну длинную очередь. НЭП реализовал параллельную обработку: поток делится на несколько независимых каналов, число которых можно увеличивать вместе с нагрузкой. Это создаёт запас для роста без линейного расширения штата.
Решение: три системы и единая логика
Нам требовалось автоматизировать основной производственный процесс, не останавливая работу спецдепозитария и НЕ пытаясь одномоментно заменить старую учётную систему Acclead. Слишком форсировать внесение изменений клиент не мог. Переход на новое ПО, плюс переобучение персонала – это колоссальные изменения, требующие больших ресурсов. Любая ошибка могла сорвать обязательные сроки и угрожать отзывом лицензии (читай: прекращением бизнеса!).
Поэтому старую систему мы сохранили как учётное ядро, но вокруг неё построили современный контур, который регистрирует документы, управляет маршрутами, автоматически заполняет данные, связывает разные приложения и показывает состояние каждого этапа обработки.
Дополнительным требованием была информационная безопасность. Все решения были развёрнуты локально на серверах заказчика. Команда НЭП работала внутри защищённого контура через контролируемый удалённый доступ, не выгружая чувствительные сведения во внешние облачные сервисы.
Поэтому старую систему мы сохранили как учётное ядро, но вокруг неё построили современный контур, который регистрирует документы, управляет маршрутами, автоматически заполняет данные, связывает разные приложения и показывает состояние каждого этапа обработки.
Дополнительным требованием была информационная безопасность. Все решения были развёрнуты локально на серверах заказчика. Команда НЭП работала внутри защищённого контура через контролируемый удалённый доступ, не выгружая чувствительные сведения во внешние облачные сервисы.
Задача НЭП
- Непрозрачный маршрут. Нельзя было в одном окне увидеть, что поступило за день, какие документы уже обработаны, что подготовлено к отправке и что действительно в итоге дошло до НРД.
- Высокая зависимость от ручного ввода. Около 20 сотрудников были разделены по видам документов и значительную часть дня переносили реквизиты из входящих файлов в учётную систему. При объёме до 450 документов на человека в день ошибки были неизбежны. И они были, чем существенно замедляли работу всей структуры.
- Разрозненные справочники. Данные о контрагентах, банковских счетах, подразделениях, пользователях, валютах и других «сущностях» не имели чёткой системы хранения. Другим приложениям они были нужны, но безопасного централизованного механизма изменения и синхронизации баз разных участков системы не было.
- Запоздалая реакция на сбои. Остановку программы-перекладчика, недоступность шлюза или зависший на каком-то этапе пакет нужно было обнаруживать вручную. Вместе со строгими сроками это создавало риск задержки обязательной отчётности и ответов.
- Ограничение роста. Увеличить поток можно было главным образом за счёт новых сотрудников. Кроме того, узкая специализация делала процесс уязвимым: если сотрудник отсутствовал, заменяющий его коллега работал медленнее и чаще ошибался.
Пять ограничений старой схемы обработки документов
- Пакет поступал из НРД через защищённый шлюз в профильную учётную систему.
- Сотрудник открывал документ, определял его вид и вручную переносил значительную часть реквизитов в учётную карточку.
- Если требовалось согласование, коллеги обсуждали документ по электронной почте. Цепочка могла затеряться, а найти ответственного за задержку было трудно.
- После обработки учётная система формировала исходящие файлы и складывала их в один из многочисленных серверных каталогов, разделённых по клиентам и видам документов.
- Отдельная программа по расписанию забирала файлы из каталогов и передавала их в шлюз. Если программа или шлюз давали сбой, документы могли остаться в папке, а исполнитель узнавал об этом только после ручной проверки.
- Единого реестра, который связывал бы входящий пакет, учётный документ и исходящий ответ, не существовало.Чтобы понять, где находится конкретный документ, сотруднику приходилось последовательно проверять учётную систему, серверные папки и сам шлюз. Даже исчезновение файла
- из каталога не давало полной уверенности, что конечный адресат (т.е. НРД) его получил.
Как в итоге выглядел путь обработки документа ДО участия НЭПа
Документы из НРД поступали через защищённый шлюз прямо в старую профильную учётную систему под названием Acclead («Аклид»). Ей пользовались почти 20 лет. Естественно, весь персонал к ней привык, и вся работа внутри неё была отточена. Но это не единственная сложность. Отключить Acclead было нельзя: именно в ней находилась отраслевая логика
и выполнялись специальные учётные операции. Нужно было именно дополнить его работу инструментами от 1С.
Acclead умел учитывать операцию, но не управлял всем процессом вокруг неё. Между получением входящего пакета и отправкой ответа оставалось множество действий, которые выполнялись вручную! К тому же вся информация по одной конкретной сделке была разбросана по разным местам.
За обработку документов отвечали 20 сотрудников. Несложно посчитать, что за 8-часовой рабочий день каждый должен был обработать 450 документов. Это примерно 56 документов в час или по 1 минуте на обработку одного документа. Это если вообще никуда не отлучаться и непрерывно работать. И то такой темп возможен только при идеальной работе ПО и железа, а любая ошибка сотрудника тормозила процесс. То есть переработки персонала были обыденностью компании.
и выполнялись специальные учётные операции. Нужно было именно дополнить его работу инструментами от 1С.
Acclead умел учитывать операцию, но не управлял всем процессом вокруг неё. Между получением входящего пакета и отправкой ответа оставалось множество действий, которые выполнялись вручную! К тому же вся информация по одной конкретной сделке была разбросана по разным местам.
За обработку документов отвечали 20 сотрудников. Несложно посчитать, что за 8-часовой рабочий день каждый должен был обработать 450 документов. Это примерно 56 документов в час или по 1 минуте на обработку одного документа. Это если вообще никуда не отлучаться и непрерывно работать. И то такой темп возможен только при идеальной работе ПО и железа, а любая ошибка сотрудника тормозила процесс. То есть переработки персонала были обыденностью компании.
Исходная ситуация: хаос и много ручной работы
Слово «депозитарий» обычно связывают с образом банковского сейфа. В реальности большая часть активов давно существует не в виде бумажных сертификатов, а в виде записей в информационных системах. Поэтому ключевая задача всей депозитарной инфраструктуры — точно учитывать, кому принадлежат активы, какие операции с ними совершались и на каком основании.
Специализированный депозитарий — это лицензированная организация, которая ведёт учёт активов своих клиентов, хранит документы о них и контролирует операции с имуществом инвестиционных и пенсионных фондов, страховых компаний и других участников финансового рынка. Упрощённо, это независимый контрольный контур: управляющая компания распоряжается активами, а спецдепозитарий проверяет, соответствует ли каждое действие законодательству и правилам управления.
Наш клиент, ООО «Рыночный Спецдепозитарий», обменивается данными с Национальным расчётным депозитарием (далее будем называть его коротко – НРД) — центральным звеном учётной инфраструктуры российского рынка ценных бумаг. Обмен идёт не обычными письмами, а через защищённый шлюз (это такой особый канал связи). Каждый входящий пакет может содержать человекочитаемый документ, XML-файл с реквизитами, электронные подписи и другие вложения.
Полученный пакет нужно зарегистрировать, определить его тип, проверить реквизиты, выполнить необходимые операции в профильной учётной системе, сформировать ответ, подписать его электронной подписью и отправить обратно. Для части документов это нужно сделать в тот же день, потому как того требует закон. При потоке около 8 000 входящих и 1 000 исходящих документов в сутки даже небольшая задержка или ошибка быстро превращается в проблему.
И самое главное – неисполнение сроков грозит отзывом лицензии! Деятельность спецдепозитариев жёстко зарегламентирована законом и государство за этой деятельностью очень внимательно следит.
Специализированный депозитарий — это лицензированная организация, которая ведёт учёт активов своих клиентов, хранит документы о них и контролирует операции с имуществом инвестиционных и пенсионных фондов, страховых компаний и других участников финансового рынка. Упрощённо, это независимый контрольный контур: управляющая компания распоряжается активами, а спецдепозитарий проверяет, соответствует ли каждое действие законодательству и правилам управления.
Наш клиент, ООО «Рыночный Спецдепозитарий», обменивается данными с Национальным расчётным депозитарием (далее будем называть его коротко – НРД) — центральным звеном учётной инфраструктуры российского рынка ценных бумаг. Обмен идёт не обычными письмами, а через защищённый шлюз (это такой особый канал связи). Каждый входящий пакет может содержать человекочитаемый документ, XML-файл с реквизитами, электронные подписи и другие вложения.
Полученный пакет нужно зарегистрировать, определить его тип, проверить реквизиты, выполнить необходимые операции в профильной учётной системе, сформировать ответ, подписать его электронной подписью и отправить обратно. Для части документов это нужно сделать в тот же день, потому как того требует закон. При потоке около 8 000 входящих и 1 000 исходящих документов в сутки даже небольшая задержка или ошибка быстро превращается в проблему.
И самое главное – неисполнение сроков грозит отзывом лицензии! Деятельность спецдепозитариев жёстко зарегламентирована законом и государство за этой деятельностью очень внимательно следит.
Как мы в десятки раз облегчили обработку в среднем 9 тысяч входящих документов в день
Что делает спецдепозитарий и почему так много входящих документов – в среднем аж 9 тысяч в день?!
Кейс для ООО «Рыночный спецдепозитарий»
